Beständige E-Mail-Kommunikation im Worst Case

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Egal ob Security Incident, Stromausfall, Server- oder Cloud-Downtime: Fällt die E-Mail-Infrastruktur erst einmal aus, kommen wichtige Geschäftsprozesse zum Erliegen. Die Kosten für Betriebsausfälle gehen dann schnell in die Millionen. Mit Retarus Email Continuity kommunizieren Unternehmen im Ernstfall nahtlos weiter.

E-Mail gilt nach wie vor als das häufigste Einfallstor für Cyberattacken. Ist die E-Mail-Infrastruktur etwa bei Ransomware-Angriffen erst einmal lahmgelegt, kann dies binnen kürzester Zeit gesamte Geschäftsprozesse zum Erliegen bringen sowie immens hohe Schadenssummen und Imageverluste nach sich ziehen. Die Folgen bekam erst Mitte des Jahres ein Berner IT-Dienstleister zu spüren. Aufgrund eines Hackerangriffs mussten vorsorglich Systeme zahlreicher Kunden abgeschaltet werden – unter anderem war eine Kommunikation per Mail nicht mehr möglich. Was vielen Unternehmen fehlt, ist eine Failover-Lösung, die Mitarbeitern bei einem Ausfall auch weiterhin eine zuverlässige Kommunikation per E-Mail ermöglicht. Idealerweise springt im Ernstfall eine Lösung wie Retarus Email Continuity ein und stellt sicher, dass die E Mail-Kommunikation des betroffenen Unternehmens unterbrechungsfrei weiterläuft. Dazu werden die E-Mails über einen externen, vom eigenen E-Mail-System unabhängigen, sicheren Webmail-Service geleitet. Die Mitarbeiter sind weiter über ihre bekannten Adressen erreichbar.

Folgende Faktoren beachten

Grundsätzlich gilt es bei der Wahl einer derartigen Lösung folgende Faktoren zu beachten:

1. Frühzeitig planen
Unternehmen sollten schon frühzeitig in Desaster-Recovery-Plänen festlegen, wann, wie und durch wen die Ausweichlösung im Notfall aktiviert wird. Zudem muss vorab geklärt werden, über welchen Kanal die Mitarbeiter die Zugangsdaten für die alternativen Mailboxen erhalten. Durch eine kontinuierliche interne Kommunikation vorab stellen Firmen sicher, dass ihre Mitarbeiter jederzeit über alle notwendigen Informationen für den Krisenfall verfügen.

2. Technische Voraussetzungen prüfen
Bei einem Ausfall der E-Mail-Infrastruktur müssen Mitarbeiter möglichst zügig und unterbruchsfrei auf vorprovisionierte Webmail-Postfächer zugreifen können. Mit Retarus Email Continuity sind alle Nutzer ohne technische Hürden und ortsunabhängig – im Zweifel auch über private Endgeräte – sicher erreichbar. Ausserdem haben sie Zugriff auf vergangene E-Mail-Konversationen sowie ihre Kontaktdaten, damit sie ohne Unterbruch mit ihrer Arbeit und der Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kollegen fortfahren können.

3. Auf alternativen E-Mail-Provider setzen
Die eingesetzten Cloud-Services sollten ausserhalb der eigenen Unternehmensstruktur laufen und auf Basis alternativer, von grossen E-Mail-Providern unabhängigen Produkten und Diensten funktionieren. So kann es mitunter ein Vorteil sein, bei Ausweichlösungen beispielsweise nicht auf Microsoft-Produkte zu setzen, wenn Unternehmen diese bereits für ihre primäre E-Mail-Kommunikation nutzen. Denn grosse, globale E-Mail-Provider sind eben auch stets ein attraktives Angriffsziel für Cyberkriminelle.

4. Benutzerfreundlichkeit in den Fokus rücken
Bestenfalls funktioniert die Failover-Lösung im Wesentlichen wie bekannte Consumer-E-Mail-Dienste. Die Benutzeroberfläche sollte dem vertrauten E-Mail-Postfach gleichen und für Endanwender intuitiv bedienbar sein. Retarus Email Continuity bietet die Möglichkeit, die Benutzerfläche individuell an das gewohnte Corporate Design und Wording des jeweiligen Unternehmens anzupassen, sodass sich die Mitarbeiter sofort nach Login in der E-Mail-Umgebung zurechtfinden.

5. Strikte Datenschutz-Vorgaben einhalten
Spezialisierte Provider wie Retarus halten alle strikten Datenschutz-Vorgaben ein, denen Unternehmen in der Schweiz unterliegen und unterhalten lokale Standorte mit entsprechender Expertise. Retarus verarbeitet die Daten zudem auf Wunsch ausschliesslich in auditierbaren europäischen Rechenzentren und stellt dabei stets einen zuverlässigen Betrieb für einen lokalen und rechtskonformen Informationsaustausch ohne kostspielige Prozessausfälle sicher.

6. E-Mail-Security ganzheitlich denken
Insgesamt empfiehlt es sich für Unternehmen, das Thema E-Mail-Security beziehungsweise -Continuity im Sinne einer ganzheitlichen Sicherheitsstrategie nicht kleinteilig zu betrachten, sondern mit weiteren Sicherheitslösungen zu verzahnen. Ein holistischer E-Mail-Security-Service wie die Retarus Secure Email Platform erhält zudem auch Features zur Archivierung, Verschlüsselung sowie zum Schutz vor Advanced Threats.

 

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www.retarus.com/chde

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