Ob Bewerbungsmanagement, Gehaltsabrechnungen, On- und Offboarding oder Weiterbildungsmassnahmen: Personalabteilungen haben ein vielfältiges Aufgabenumfeld. Ein digitales Personalmanagement unterstützt sie dabei und trägt zu einer nachhaltigen Unternehmensentwicklung bei.
Viele Branchen haben mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen. Qualifizierte Mitarbeitende zu finden und langfristig an das Unternehmen zu binden, ist daher eine ganz entscheidende Aufgabe des Personalmanagements. Neben der Personalplanung gehört dazu auch die Personalverwaltung – vom Onboarding bis zum Austritt. Bei der Mitarbeiterbindung kommt der Weiterentwicklung der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle zu. Führungskräfte und Entscheidungsträger von Unternehmen und Personalabteilungen sehen im Technologiewandel die grösste Herausforderung für das Personalmanagement. Das zeigt die PwC-Studie «Building tomorrow’s workforce: Six no-regrets plays to make today». Ausserdem empfinden sie es als herausfordernd, künftig benötigte Kenntnisse und Fertigkeiten zu identifizieren und aufzubauen. Nur 26 Prozent der Befragten sind laut der Studie nach eigenen Angaben dazu in der Lage.
Vielzahl an organisatorischen Aufgaben
Gleichzeitig verbringen Personaler viel Zeit mit unzähligen administrativen Aufgaben – von der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträgen, Zertifikaten oder Krankmeldungen bis hin zur Pflege von Schulungsanträgen oder Personalstammdaten. Dabei erfolgt der Austausch mit der jeweiligen Fachabteilung oftmals per E-Mail oder in Form von Excel-Listen. Die Personalabteilung muss die Informationen dann entsprechend manuell einpflegen. Das alles kostet enorm viele Zeit.
Digitalisiertes Personalmanagement
Abhilfe schafft ein digitales Personalmanagement mit einer dezentralen Datenpflege. Personalmanagement-Lösungen erleichtern nicht nur den Berufsalltag der Personalabteilung, sondern auch der Mitarbeitenden und Führungskräfte. Denn es entlastet den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, bildet Arbeitsprozesse aus dem Personalmanagement ab und automatisiert Prozesse. Es gibt bereits Lösungen, bei denen Mitarbeitende und Führungskräfte die Daten ihrer digitalen Personalakte dezentral in einem Self-Service-Portal pflegen. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht es beispielsweise, Bezugsnachweise aus Lohnlösungen zentral bereitzustellen. Gleiches gilt für Dokumente wie Gesprächsprotokolle oder Gesundheitsnachweise. So wird das digitale Personalmanagement zur persönlichen Infozentrale – sowohl für Mitarbeitende und Personalverantwortliche als auch für die Personalabteilung. Sie alle können 24/7 auf die Informationen zugreifen, ganz gleich, ob sie gerade im Büro arbeiten oder im Homeoffice sind. In digitalen Personalmanagement-Lösungen ist es zudem möglich, detaillierte Aufgabenbeschreibungen, inklusive der Voraussetzungen an die jeweilige Position, festzuhalten. Auf Basis dieser Angaben ist die Personalabteilung in der Lage, Abgleiche zu erstellen und entsprechende Schulungsangebote auszuarbeiten, um den Mitarbeitenden Perspektiven aufzuzeigen und sie langfristig an das Unternehmen zu binden.
Fazit
Digitales Personalmanagement entlastet die Personalabteilung von unzähligen administrativen Aufgaben. So können sich die HR-Mitarbeitenden auf die Gewinnung, Bindung und Weiterbildung von Arbeitskräften fokussieren – und damit auf Aufgaben, die dem Unternehmen einen wirklichen Mehrwert bieten und es voranbringen. ■