Was bisher nur im Unternehmen möglich war, klappt nun auch standortunabhängig: Mit flexibler Zeitwirtschaft lassen sich Mitarbeitende ganz einfach koordinieren. Und zwar überall dort, wo sie dienstlich im Einsatz sind.
Dass sich dieses Jahr deutliche Verschiebungen in der Arbeitswelt vollzogen haben, ist spätestens seit dem Ende der weltweiten strengen Lockdowns klar. So möchten viele Beschäftigte auf die positiven Errungenschaften, die die Coronasituation mit sich gebracht hat, nicht mehr verzichten und die guten Erfahrungen, die sich mit der Umstellung auf Heimarbeit ergeben haben, auch künftig in ihren Alltag integrieren. Quer durch alle Branchen steht das Homeoffice ganz oben auf der beruflichen Wunschliste – eine neue Studie der IUBH Internationalen Hochschule vom September 2020 liefert eindrucksvolle Zahlen. Von den 550 befragten Personen aus Geschäftsführung, mittlerer Führungsebene und Fachbereichen arbeiten mehr als 70 Prozent gerne zu Hause, die Hälfte von ihnen fühlt sich im Homeoffice sogar energiegeladener und ausgeglichener als im Unternehmen.
Homeoffice soll bleiben
Die Arbeit am heimischen Schreibtisch, die sich mit der Umsetzung von Hygienevorschriften während der Pandemie fast überall in kürzester Zeit etablierte, soll auch nach dem Übergang zu einer neuen Normalität beibehalten werden: Das wünschen sich viele Beschäftigte. Und viele Unternehmen kommen diesem Wunsch gerne nach – die IUBH-Studie berichtet von beachtlichen zwei Dritteln der Führungskräfte, die ihren Mitarbeitenden auch künftig die Möglichkeit fürs Homeoffice geben möchten: «Sie vertrauen darauf, dass sie genauso produktiv sind wie im Büro», formuliert es Prof. Dr. Regina Cordes, die die Studie mit dem Titel «Die Auswirkungen der Coronakrise auf das Homeoffice» geleitet hat. Ihr Fazit: «Mehr Homeoffice-Angebote für Angestellte gelten dadurch als zukunftsweisend – selbst, wenn die Arbeit in den eigenen vier Wänden vielleicht irgendwann nicht mehr unbedingt notwendig sein sollte.»
Herausforderung Zeiterfassung
Aktuell werden in vielen Unternehmen Hybridkonzepte aus Arbeitszeit zu Hause und Präsenz im Büro umgesetzt. Das Thema Zeiterfassung wird zur Herausforderung – viele Unternehmen, die Zeiterfassung betreiben, setzen noch immer auf analoge Handarbeit oder die Dokumentation per Excel-Tabelle – das Ganze mühsam, fehleranfällig und mit hohem Aufwand für die Personalabteilung verbunden. Und das ausgerechnet dann, wenn es wichtig ist, Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen. Als zuverlässige, einfach umzusetzende Lösung bieten sich in dieser Situation HR-Software-Systeme an, die die neue Flexibilität der Arbeitszeit in der Administration widerspiegeln und Zeiterfassungs- und Zeitwirtschaftsprozesse übernehmen. Digitale Prozesse und Softwarekonzepte sorgen für Vertrauen, reduzieren Fehler, steigern die Arbeitgeberattraktivität und stärken die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen. Ein gutes Beispiel für eine automatisierte Lösung ist die IF-6040-Zeit der Interflex Datensysteme GmbH. Sie bildet Bedürfnisse der Zeitwirtschaft digital und umfänglich ab – von der Dokumentation der Arbeitszeit über die zeitwirtschaftliche Bewertung bis zur Weitergabe an nachgelagerte Systeme.
Zugriff von überall möglich
«Die Idee ist, dass jedes Endgerät auf unser System zugreifen kann. Ob iPhone oder Android-Gerät, Desktop oder Laptop – alles, was einen aktuellen Browser hat, kann als Zugriffspunkt verwendet werden», erklärt Interflex-Produktmanager Manuel Förster. Mitarbeitende können sowohl über den PC oder Mac als auch mobil im Employee Self-Service auf ihre Daten zugreifen und Zeiterfassungsfragen in Echtzeit klären: «Urlaubsanträge buchen, Zuschläge beantragen, Zeitkonten oder Auswertungen anschauen: Das geht von überall.»
Ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Mit einer modernen Zeiterfassung schaffen Unternehmen Workflows, die Zeit und Kosten sparen.
Überblick für Beschäftigte und Vorgesetzte
Die Kontrolle über den Resturlaub ist mit der automatisierten Lösung ebenso schnell möglich wie die Erstellung des Urlaubsantrags oder der Check, ob alle Zeiten korrekt gebucht wurden. Beim Klassiker etwa, dem vergessenen «Ausstempeln», schlägt das System direkt Alarm: «Wenn eine Regel verletzt wurde, um die man sich kümmern muss, gibt es einen Hinweis. Und man kann mit hoher Usability schnell korrigieren, ohne lange durchs System zu navigieren», formuliert Manuel Förster den Nutzen für die Beschäftigten. Führungskräfte profitieren ebenfalls von der hohen Transparenz der Lösung: Auch sie haben genauen Überblick, etwa darüber, ob Mitarbeitende die Zahl der maximalen Überstunden einhalten. So lassen sich Einzelne und Teams auf dem Firmengelände und an allen anderen Einsatzorten optimal erfassen und koordinieren – und das gesetzeskonform und nach betriebsspezifischen Regeln. Zeitreglemente und eigene Vereinbarungen können hinterlegt werden, was den Aufwand für nachgelagerte Abteilungen deutlich reduziert.
Entlastung für die Personalabteilung
Für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung noch händisch erfassen, bietet die Software grosse Vorteile: «Das System berechnet alles automatisch und kann auf Knopfdruck übergeben. So werden die Fachabteilungen entlastet und haben nicht mehr so viel manuelle Arbeit zu erledigen», weiss Manuel Förster. Personalverantwortliche gewinnen Zeit für andere Aufgaben, die Abrechnungssicherheit für die unterschiedlichen Vertragsmodelle erhöht sich, egal, ob Mitarbeitende in Vollzeit, Teilzeit oder Stundenlöhner. Nützlich ist auch, dass sich die Arbeitszeiten gezielt Projekten oder Tätigkeitsfeldern zuweisen und transparent abrechnen lassen.
Noch mehr Erleichterung durch Ergänzungen
Mit ergänzenden Funktionen für das Workforce-Management lässt sich das System über die Themen Zeiterfassung und Zeitwirtschaft hinaus ausbauen und liefert Unterstützung für den gesamten Themenkomplex neuer Arbeitswelten. Je nach Bedarf können zur IF-6040-Zeit einzelne Module hinzugebucht werden, mit denen sich Personalthemen effektiv abbilden lassen. So unterstützt die IF-6040-Personaleinsatzplanung dabei, die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, Schichten zu planen und Mindestruhezeiten zu beachten. Gibt es eine private Terminkollision, können Mitarbeitende selbstständig Arbeitseinsätze untereinander tauschen. Lösungen zu Besucherverwaltung und Zutrittskontrolle lassen sich mit IF-6040-Zutritt anbinden: «Das modular aufgebaute System ist wie ein Zug, in den der Kunde hinten oder vorne einsteigen und komplett durchgehen kann.»
Einfache Anwendung
Grösster Vorteil des Systems: die Bedienfreundlichkeit. «Niemand macht Zeiterfassung und Zeitwirtschaft aus Spass», weiss Produktmanager Manuel Förster. «Da ist es wichtig, die Hemmschwelle für die Benutzer niedrig zu halten. Wir haben im Self-Service einen starken Fokus auf das Thema User Experience gelegt und möchten Hürden für die Verwendung des Systems ausschalten.» Egal, ob Mitarbeitende, HR-Abteilung, Zeitbeauftragte oder Vorgesetzte: Die Anwendung ist einfach. Genau dieser Punkt kommt bei den Interflex-Kunden, ob 25-Personen-Betrieb oder ein Unternehmen mit 2500 Mitarbeitenden, gut an: «Wir sind so einfach zu bedienen wie eine App – das ist das Feedback, das wir von unseren Kunden immer wieder bekommen.» www.zutrittskontrollezeiterfassung.eu ■