Ein hohes Mass an Flexibilität und die Möglichkeit, auch kurzfristig auf alternative Arbeitsmodelle auszuweichen – wenn man in den vergangenen Monaten eines gelernt hat, dann wohl, wie essenziell diese Punkte für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sind. Diese Flexibilität kommt allerdings nicht von ungefähr. Möglich wird sie erst, wenn die relevanten Prozesse digital zur Verfügung stehen und der Zugriff unabhängig von Ort und Endgerät erfolgen kann. Download Artikel als PDF
Die idealtypische Vorstellung eines modernen Arbeitsplatzes hat sich seit Beginn der Coronakrise deutlich gewandelt. Das klassische Büro am Firmensitz verliert zunehmend an Bedeutung.An seine Stelle treten der Digital Workspace und der Wunsch nach einem ortsunabhängigen Arbeiten. Denn ist der Zugriff auf das Firmennetzwerk sichergestellt, kann theoretisch jeder Winkel der Erde zum Arbeitsplatz werden. Dennoch kann das ortsunabhängige Arbeiten nur gelingen, wenn der Arbeitsplatz eine gleichwertige Alternative zum Firmenbüro darstellt. Das heisst, Arbeitsprozesse müssen uneingeschränkt und verlustfrei fortgeführt und bestehende Sicherheitsstandards weiterhin erfüllt werden.
Digitale Lösungen bilden die Basis für flexibles Arbeiten
Wesentlich für den Erfolg dieses Ansatzes ist, dass Unternehmen digitale Lösungen schaffen und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Neuanschaffungen sind nicht zwingend notwendig, denn mit innovativen Unified-Messaging-Lösungen lassen sich bereits bestehende und bewährte Technologien wie Faxserver in die digitale Welt transferieren. Die Grundlage dafür schaffen innovative Unified Communications-Lösungen wie die «OfficeMaster Suite 7DX» des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie ermöglicht eine manipulationssichere Dokumentenübertragung in IP-Umgebungen und lässt sich standortunabhängig und auf jedem Endgerät betreiben. Auch Voicemail ist bereits inbegriffen.
Manipulations- und rechtssichere Übertragung von Dokumenten
Ein effizientes ortsunabhängiges Arbeiten ist nur möglich, wenn der Dokumentenzugriff jederzeit gewährleistet ist. Schriftstücke, Skizzen, aber auch Sprachnachrichten müssen verlässlich empfangen und versendet werden. Die Unified-Messaging-Lösung stellt dies sicher, indem sie das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail verbindet. So ist garantiert, dass auch im Homeoffice keine Text-und Sprachnachrichten verloren gehen und bestehende Arbeitsprozesse aufrechterhalten bleiben. Für die manipulationssichere Übertragung sorgt NGDX, das digitale Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End an den Empfänger übermittelt und den Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Dieser Prozess lässt sich zusätzlich verschlüsseln, digital signieren und optional per Blockchain absichern.
Uneingeschränkter Zugriff auch über mobile Endgeräte
Um Branchen zu unterstützen, die rund um die Uhr arbeiten und auf Abruf aktiv werden müssen, lassen sich empfangene Dokumente und Voicemail-Nachrichten auch über mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets abrufen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter absolut unabhängig agieren und der manipulationssichere Austausch von Dokumenten und das Aufrechterhalten sämtlicher Workflows sind trotzdem garantiert. Beste Voraussetzungen, um flexibel auf jegliche Anforderungen zu reagieren und dem Wunsch nach einem zeitgemässen, modernen Arbeitsplatz nachzukommen. ■
