Unternehmen konkurrieren teils massiv um qualifizierte Mitarbeiter und talentierten Nachwuchs. Wer im Recruiting mit dem Handling von Bewerbungen kämpft, hat schlechte Karten, Vakanzen zeitnah zu besetzen. Eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung kann hier einen Quantensprung bedeuten.
Schon heute vergehen von der Ausschreibung einer neuen Stelle bis zur Besetzung durchschnittlich hundert Tage. In Unternehmen, die noch nicht auf digitale Prozesse beim Bewerbermanagement setzen, liegt die Durchlaufzeit noch höher. Denn: Obwohl Fachkräfte rarer werden, hat die Zahl der Reaktionen auf eine offene Stelle zugenommen, weil Bewerbungen auf digitalem Weg rascher erstellt und an viele Empfänger verschickt werden können. Arbeitgeber müssen trotz dieser Dokumentenflut aber noch schneller reagieren als früher: Studien zeigen, dass rund die Hälfte der Jobsuchenden das Verfahren wieder abbricht, wenn die Reaktion des Unternehmens auf den Eingang ihrer Bewerbung zu langsam erfolgt.
Auswerten statt Ablegen
Kein Wunder, dass das Bewerbermanagement in vielen Unternehmen einer der Bereiche ist, die sich derzeit am stärksten verändern. Digitale Bewerbungsverfahren und Stellenausschreibungen über Online-Plattformen sind zwar längst Alltag, von einer digitalisierten HR-Abteilung ist aber nur in den wenigsten Fällen die Rede. Das digitale Bewerbermanagement endet meist dort, wo Ordner, Mappen, Stifte und Stempel die Prozesse dominieren. «Oft sprechen Unternehmen von einem digitalen Bewerbungsverfahren, doch spätestens mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch kommt wieder die analoge Bewerberakte zum Einsatz», weiss Corina Mews, People & Culture Managerin beim im DACH-Raum aktiven Softwarehersteller Optimal Systems. Derartige Prozesse sind aber Zeitfresser, die sich mit der richtigen Software vermeiden liessen. Sven Hoffmann, Leiter Produktmanagement bei Optimal Systems, verantwortet die Entwicklung der ECM-Software «enaio» und weiss, welche Funktionen ein Tool für das digitale Bewerbermanagement aufweisen muss, um im Recruiting eine echte Unterstützung zu bieten: «Allem voran eine übersichtliche Verwaltung des Bewerberpools und eine Auswertung des Bewerbungsverfahrens.» Die Erstellung einer zentralen Korrespondenz sowie die DSGVO-konforme Speicherung sind laut dem IT-Experten ebenfalls wichtige Voraussetzungen.
Digital HR – zuverlässig und effizient
Eine weitere wesentliche Komponente, von der HR-Abteilungen profitierten, ist die digitale Personalakte. «Hier werden alle Informationen über den einzelnen Mitarbeiter an einem zentralen Ablageort gebündelt. Gleichzeitig ermöglicht sie einen sicheren ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente», erklärt Hoffmann. Das Bewerbermanagement setzt an dieser digitalen Basis an: «Enaio erfasst die Bewerberdaten in einem Personalschrank. Mit Eingang der Bewerbungsunterlagen startet ein Workflow, der die Einstellung des Bewerbers vom ersten Vorstellungsgespräch bis zum Arbeitsvertrag unterstützt». So lässt sich der gesamte Auswahlprozess ohne Medienbrüche abwickeln. Für Corina Mews ist zudem das konfigurierbare Rollen- und Rechtesystem von elementarer Bedeutung: «Damit haben beispielsweise nur der Personalchef, die Führungskraft und der betreffende Mitarbeiter Zugriff auf die Inhalte, die in der Personalakte gespeichert sind. Sollte ein Bewerber nicht in Frage kommen, lassen sich alle Informationen DSGVO-konform aus allen Systemen entfernen.»
Der Digital Workplace als neuer Standard
Als flexibles ECM-System lässt sich enaio auch erweitern, um die Bedürfnisse der Anwender zu erfüllen – ein gutes Argument zur Gewinnung neuer Mitarbeiter: Die Software kann nicht nur der Personalabteilung einen Überblick über flexible Arbeitszeiten, Remote Work und alle Belange der Mitarbeiter bieten. In anderen Bereichen eingesetzt, ermöglicht sie auch den Zugriff auf Dokumente von unterwegs oder aus dem Homeoffice. ■