Die Schweizer Sika AG entwickelt und stellt im Bereich der Spezialitätenchemie Produkte zum Kleben, Dichten, Dämpfen, Verstärken und Schützen her. Diese kommen vor allem im Bausektor und in der Fahrzeugindustrie zur Anwendung.
Im Unternehmensmotto «Building Trust» spiegelt sich jedoch nicht nur das Produktportfolio, sondern auch die Kommunikation mit Partnern, Händlern oder Kunden wider. Dafür stellt Sika seinen 25 000 Mitarbeitern weltweit alle validierten Dokumente im Rahmen eines «One-Stop-Shops» zur Verfügung. Dieses neue Enterprise Document Management System (EDMS) basiert auf yuuvis RAD von Optimal Systems und wurde gemeinsam mit der DTI Schweiz AG umgesetzt. Peter Simon, Team Head Web & Digital Solutions, schildert die besondere Situation beim Thema Dokumentenmanagement: «Aufgrund der starken Regulierungen in der Bauchemie müssen wir eine Vielzahl an Compliance-Regeln und Gesetzen erfüllen – und das weltweit in jedem Land, in dem unsere Produkte hergestellt und vertrieben werden. Entsprechend hoch ist der IT-seitige Aufwand, den wir an dieser Stelle betreiben.» Zur Vereinfachung aller Abläufe sollten künftig sowohl in der internen wie externen Kommunikation aktuelle Informationen über ein Produkt als auch eine von Sika entwickelte Technologie zentral gefunden werden können.
Gesucht: Eine einheitliche Kommunikationsbasis
Sika suchte als langfristige Lösung ein unternehmensweites DMS, welches eine einheitliche Kommunikation ermöglicht. Dazu führte das verantwortliche Projektteam zunächst eine umfangreiche Marktrecherche durch – und verfolgte dabei einen eher unüblichen Ansatz: Es kontaktierte Unternehmen ähnlicher Grösse über das eigene B2B-Fertigungsnetzwerk. Zudem setzte es sich mit externen Partnern in Verbindung, die bereits praktische Erfahrungen bei ähnlichen Herausforderungen gesammelt hatten. Einer Erstbewertung der verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Tools folgte eine detaillierte Plattformbetrachtung. Nach einer Reihe von technischen Deep-Dives und Workshops konnte die Anzahl der möglichen Kandidaten schliesslich auf zwei reduziert werden.
Schlüsselfaktoren für die Entscheidung zwischen zwei Produkten
Neben der grundsätzlichen technischen Fähigkeit zum Aufbau einer standardisierten Unternehmensarchitektur stellten die Individualisierungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche einen weiteren wichtigen Schlüsselfaktor dar. In beiden Punkten konnte sich yuuvis RAD von Optimal Systems klar vom Mitbewerber differenzieren und erhielt daher den Zuschlag. Die Implementierung des EDMS sollte die DTI Schweiz AG übernehmen, mit welcher Sika bereits seit 2017 (laut Peter Simon) «eine hervorragende und erfolgreiche Beziehung führt».
Vertrauen in den Partner und die Lösung
Das Vertrauen in den Implementierungspartner spielte in dem Zusammenhang eine grosse Rolle. DTI hatte für Sika bereits komplexe technische Projekte umgesetzt, wie die Implementierung und spätere kontinuierliche Verbesserung der Sika Search Plattform. Dieses leistungsfähige Unternehmenssuchsystem steht allen Mitarbeitern zur Verfügung und macht diverse Datenbestände sowie Quellen verschiedener Systeme über ein Suchwerkzeug für den Endbenutzer verfügbar. Dem neuen EDMS fiel die Aufgabe der zentralen Dokumentenverwaltung zu: Es galt, die Versionierung der technischen Dokumente und Anweisungen, komplex konfigurierbare Workflows, strukturierte Benutzerrechte und -berechtigungen, eine nahtlose Benutzererfahrung sowie fortschrittliche Such- und Tagging-Funktionen zu integrieren.
Fortführung der Single-Source-of-Truth-Strategie
Bereits in der Vergangenheit hatte Sika in den Bereichen Product Information Management (PIM) und Digital Asset Management (DAM) eine Single-Source-of-Truth-Strategie etabliert. Mit yuuvis RAD liessen sich nun nicht nur verschiedene Datenquellen für Dokumente in einem einzigen System konsolidieren. Diese können auch jederzeit auf jedem von Sika verwalteten Gerät allen aktiven Mitarbeitern verfügbar gemacht werden. Das Ziel: ein intuitiv zu bedienender Dokumentenspeicher, der zudem als Archiv und Nachweissystem für Änderungen und Freigaben fungiert. In diesem One-Stop-Shop sollen die 25 000 Sika-Mitarbeiter schnell und einfach sämtliche aktuellen, aber bereits validierten und genehmigten Dokumente finden können, die sie benötigen.
Die richtige Lösung
Startschuss für das Projekt war im Dezember 2019 und im Mai 2020 konnte das EDMS in den ersten Ländern in Betrieb genommen werden. Die Umsetzung gestaltete sich problemlos, wie Peter Simon bekräftigt: «Bei diesem Projekt haben sich mehrere Faktoren ideal ergänzt: Zum einen kannte DTI unsere IT sowie Philosophie im Umgang mit Informationen bereits in- und auswendig, zum anderen wies yuuvis RAD genau die technischen Eigenschaften auf, um diese umzusetzen.» Mit der neuen EDMS-Plattform haben nun alle Sika-Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche produktbezogenen technischen Dokumente. Die individuell anpassbare Benutzeroberfläche bietet ihnen leistungsstarke Suchfunktionen (Search Driven, «Google like»), ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht auch einen mobilen Zugriff (responsive Design) auf Dokumente.
Effizienter und schneller an Informationen kommen
Dank des neuen EDMS ist es für die Endan-wender nun weniger mühsam und zeitaufwändig, die letzte freigegebene Version eines Dokuments zu finden. Über die Verwendung von Standard-Workflows für Freigaben, wie etwa dem Sika-Standard «Vier-Augen-Prinzip», wird sichergestellt, dass alle im EDMS gespeicherten Dokumente immer gültig sind und die neuesten Änderungen eines bestimmten Produkts widerspiegeln. Dazu Peter Simon: «Durch die Standardisierung der Workflows und gesteigerte Transparenz zu allen Prozessschritten sowie Änderungen in einem Dokument konnte über sämtliche Anwender hinweg sowohl die Qualität der Dokumente wie auch das Vertrauen in das EDMS-System auf ein Höchstmass gesteigert werden.»
Rundum gelungenes Projekt
Das Projektteam von Sika hat nicht zuletzt auch die Beziehung zu DTI als sehr professionell, dynamisch, flexibel und schliesslich völlig transparent empfunden: Peter Simon freut sich über die gelungene Umsetzung: «Das DTI-Team ist ein grosser Gewinn für unser Schweizer Partnernetzwerk von Implementierungsagenturen. Obwohl wir keine direkte Beziehung zu Optimal Systems haben, sondern nur über DTI, wurden Reaktionsfähigkeit und Unterstützung durch beide Parteien sehr geschätzt. Beides hatte einen grossen Einfluss darauf, dass unser gemeinsames
EDMS-Projekt so erfolgreich war.» ■