Digitale Arbeitskonzepte und flexibles Arbeiten beschäftigen Schweizer Unternehmen nicht erst seit Ausbruch der Corona-Pandemie. Eine wichtige Säule und entscheidend für den Erfolg des «Digital Workplace» ist der zuverlässige und sichere Dokumentenaustausch. Vor allem Sicherheit ist das Gebot der Stunde. Download Artikel als PDF
Covid-19 hat der Digitalisierung einen ordentlichen Schub gegeben. In den letzten Wochen und Monaten haben Schweizer Unternehmen die Digitalisierung von Arbeitsplätzen massiv vorangetrieben. Mit einem Schlag hat sich der moderne Arbeitsplatz und mit ihm das Homeoffice etabliert. Nur so können Unternehmen mit den Entwicklungen der Zeit, aber auch mit den Herausforderungen der Corona-Krise Schritt halten. Laut der Cisco-Studie «Workforce of the Future»1 haben vor der Pandemie nur 4 Prozent der befragten Büroangestellten grösstenteils im Homeoffice gearbeitet. Nach den Erfahrungen der letzten Monate möchten jetzt jedoch 87 Prozent flexibel entscheiden, wo und wie sie arbeiten. Für die Verlagerung des Arbeitsplatzes in das Homeoffice reicht es nicht, den Laptop mit nach Hause zu nehmen und sich via VPN in das Firmennetzwerk einzuwählen. Es müssen die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen werden, um Arbeitsprozesse uneingeschränkt und verlustfrei fortzuführen und bestehende Sicherheitsstandards auch weiterhin zu erfüllen. Gerade bei papierbasierten Prozessen wie dem Dokumentenaustausch geraten Mitarbeitende sonst schnell an ihre Grenzen.
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«Eine wichtige Säule und entscheidend für den Erfolg
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Digitale Arbeitsprozesse im Homeoffice schaffen
Eine Migration in die digitale Arbeitswelt gelingt mit der «Office-Master Suite 7DX» des Berliner UC-Herstellers «Ferrari electronic». Die UC-Lösung gibt Unternehmen die nötige Flexibilität, ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice zu beschäftigen, weil Dokumente ohne Einschränkungen und sicher ausgetauscht werden können. Die Software digitalisiert den Dokumentenein- und -ausgang, indem sie das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange, kurz NGDX, Fax, SMS und Voicemail verbindet. Dokumente, Faxe oder Voicemail-Nachrichten werden verlässlich in das E-Mail-Postfach der Mitarbeiter überstellt. So geht auch im Homeoffice keine Text- und Sprachnachricht verloren, und die aus dem Büro gewohnten Arbeitsprozesse werden aufrechterhalten. Digital bearbeitbare PDF-Dokumente werden – anders als zu Faxzeiten – in Farbe und mit Metadaten übertragen und können standortunabhängig bearbeitet werden. Die Dokumente sind dabei sowohl von Menschen als auch Maschinen lesbar. Weil auch Zugferd 2.1-Rechnungen ausgelesen werden können, eignet sich die Lösung auch für den Dokumentenaustausch mit Ämtern und öffentlichen Dienstleistern.
Sicherheit auf höchstem Niveau
Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die Suite über Next Generation Document Exchange. NGDX übermittelt digitale Dokumente im Original verlustfrei und End-to-End an den Empfänger. Die erfolgreiche Übertragung wird mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Für ein Höchstmass an Sicherheit lässt sich dieser Prozess zusätzlich verschlüsseln und digital signieren. Die Software lässt sich schnell und unkompliziert in Betrieb nehmen und ist unmittelbar nach Einrichtung der Telefonverbindung funktionsfähig. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden lediglich ein Endgerät mit E-Mail-Client zur Verfügung stellen. In Kürze ist so der Digital Workplace zu Hause eingerichtet. Der sichere Austausch von Dokumenten sowie das Aufrechterhalten der Workflows sind auch im Homeoffice garantiert. ■
Ferrari Electronic AG
Ruhlsdorfer Strasse 138, DE-14513 Teltow
+49 3328 455 90, +49 3328 455 344
www.ferrari-electronic.de, https://ngdx.ferrari-electronic.de
1 «Workforce of the Future» ist eine von Cisco in Auftrag gegebene Studie unter 10'095 Teilnehmern in 12 Ländern in Europa, dem Nahen Osten und Russland. Befragt wurden Büroangestellte nach ihren Erfahrungen der letzten Monate und Erwartungen an die Arbeitgeber ab 2021.
