Warum nur noch von Information Management sprechen? Wir leben doch in einer Welt von bekannten Branchenbegriffen wie DMS, ECM, BPM, DAM, CMS, EIM usw. Was verändert sich, wenn man einen neuen Oberbegriff etabliert?
Akronyme dominieren die Fachterminologie der ITler. Begriffe wie ECM (Enterprise Content Management), Collaboration oder BPM (Business Process Management) stossen vielfach
auf Unverständnis – zumindest bei den nicht unbedingt technikaffinen Entscheidern in Deutschland. Zur Akronymologie kommt hier die sprachliche Verzerrung: Abkürzungen und Begriffe aus dem Englischsprachigen werden häufig anders interpretiert als ursprünglich definiert. So erklärt es sich auch, dass nach 17-jähriger Missionarstätigkeit Enterprise Content Management (ECM) in Deutschland bei vielen noch unbekannt ist. Noch immer sind Begriffe wie Dokumentenmanagement, elektronische Akte und revisionssichere Archivierung geläufiger. Und die Flut der Akronyme versiegt nicht. Aber um den Begriff «ECM» aufzugreifen, der eine Branche, Strategien und Methodik zur Informationsverwaltung und den Umfang von Funktionalität von Softwareprodukten beschreiben soll; dieser Begriff ist in seinem Ursprungsland in den vergangenen Jahren unter Druck geraten.
Nach neuen Botschaften wird gesucht. Die Marketiers brillieren mit neuen Kürzeln, die Veränderung, Weiterentwicklung, etwas Neues signalisieren sollen: NextECM, ECMnext, next gen ECM, cloudECM, agileECM, postECM und so weiter. Zum einen liegt dies daran, dass sich Technologien und Nutzungsmodelle weiterentwickelt haben, zum anderen aber auch daran, dass sich ECM nicht mit der gleichen Bedeutung wie ERP oder CRM als feststehender Begriff durchgesetzt hat. Immerhin war ECM fast 17 Jahre lang in seiner Bedeutung stabil. Als Anwender konnte man ein bestimmtes Leistungsportfolio erwarten, als Anbieter wusste man, wo man hingehört. Dies ist heute nicht mehr der Fall. Immer weniger Anbieter wollen sich in das zu enge Korsett des Begriffes einpressen lassen.
Ein Problem liegt auch darin, dass der Begriff «Content» in der Definition des Branchenverbandes AIIM international mit unstrukturierten Inhalten wie Dokumenten gleichgesetzt wird. Dabei war die Verwaltung von strukturierten Daten, z. B. bei der Listenarchivierung, schon immer Bestandteil von ECM. Und das Portfolio von ECM wurde selten voll ausgeschöpft. Erst jetzt beginnt man, BPM als Komponente von ECM zu integrieren, WCM (Web Content Management) ist weitgehend aussen vor geblieben, Collaboration hat sich längst durch Social ausgeweitet, und Deliver bietet mit Omni Channel Publishing eine Vielzahl neuer Funktionalität, die längst nicht in den meisten ECM-Lösungen ausgeschöpft ist. Von Records Management in Deutschland ganz zu schweigen – immer noch kaum bekannt. Also warum dann ECM ausweiten, wenn es noch nicht einmal vollständig im Einsatz ist?
Schon seit einigen Jahren gibt es Initiativen, aus ECM, nun erweitert, EIM Enterprise Information Management zu machen. Ein neues Akronym mit neuem Anspruch. Es geht um die Verwaltung und Erschliessung aller Informationen. Einerseits kommt neue Funktionalität hinzu, andererseits ergänzt EIM auch ECM im Kern. Aber EIM unterstützt auch die vielfältigen neuen Entwicklungen mit den Prinzipien eines geordneten Information Managements, der Information Governance, aller neuen ITK-Entwicklungen, die zum Anschwellen der Informationsflut geführt haben. Es ist aus verschiedenen Gründen sinnvoll, sich von den ambivalenten Begriffen «Enterprise» und «Content» zu lösen.
Enterprise» kann stehen für «des Unternehmens», «im Unternehmen», «für das Unternehmen» oder «unternehmensweit». Unternehmensweit ECM umzusetzen, haben in den vergangenen 17 Jahren die wenigsten Anwenderorganisationen geschafft. Das «Enterprise» selbst fasert an den Rändern aus. Informationen liegen vielfach ausserhalb des Unternehmens in Portalen, Social Media und anderswo. Kunden, Lieferanten und andere Partner werden in die Informationsnutzung in den Unternehmen einbezogen. Der Begriffsbestandteil «Enterprise» hilft zukünftig als Abgrenzung bestimmter Lösungsangebote nicht mehr weiter.
«Cloud» und «Mobile» haben diese Grenzen aufgeweicht. Der ECM-Begriffsbestandteil «Content» wird vielfach mit Webinhalten assoziiert. Nimmt man dann noch die unpassende Eingrenzung aus der AIIM-Definition hinzu, wird dies den aktuellen Entwicklungen in keiner Weise mehr gerecht. Es gilt, nur noch von «Information», alsoauch nur von «Information Management» zu sprechen.
Hierfür gibt es eine Reihe von Argumenten, die uns «jenseits von ECM» führen:
- Eine Abgrenzung von Produktkategorien nach Funktionalität oder Formaten wie Document Management, Content Management, Asset Management, E-Mail-Management etc. macht keinen Sinn mehr, da heutige Anwendungen alle Typen und Formen von Information verarbeiten können müssen. Die alte Grenze zwischen «CI» und «NCI» ist nicht mehr existent.
- Um die werthaltigen, relevanten Informationen aus der Menge aller Informationen überhaupt herausfiltern zu können, müssen zunächst alle Informationen betrachtet und bewertet werden.
Erst danach kann man dann die wichtigen Informationen in ein Records Management, Archiv oder in ein anderes Repository einsortieren. - Das herkömmliche Dokument löst sich auf. Besonders durch mobile Endgeräte werden aus Dokumenten heute Daten, die strukturiert in Layouts oder Apps angezeigt werden. Sie «simulieren» nur noch den Dokumentcharakter.
- Der Begriff Information ist medienneutral. Der Begriff schliesst so auch die Verwaltung von physischen Medien ein, z. B. die Standorte von Aktenordnern.
Wir müssen uns nicht mehr nur auf die elektronischen Objekte beschränken. - Der Begriff «Information» schlägt die Brücke zum Wissen und zur Kommunikation. Information ist nur dann nützlich, wenn sie kommuniziert wird. Wissen ist das einzige Gut, das mehr wird,
wenn man es teilt. - Informationswissenschaft, Informationswirtschaft, Wirtschaftsinformatik –all dies sind anerkannte Studienfächer. Im Gegensatz dazu ist es kaum möglich, einen universitären Studiengang für ECM Enterprise Content Management zu finden. Die Grundlagen des Information Managements sind wissenschaftlich und praktisch fundiert.
Information Management ist der einzige Begriff, der als übergreifende Klammer geeignet ist. Der Nachteil des Begriffs «Information Management» ist, dass er im Vergleich zu Begriffen wie «Dokumentenmanagement » oder anderen viel weiter gefasst ist. Darin liegt auch die Herausforderung, die Inhalte und Funktionalität einer Information Management-Lösung genauer und konkreter zu beschreiben, damit der potenzielle Anwender sich etwas Konkretes darunter vorstellen kann. Auch dies wäre ein Fortschritt, weg von der Akronymologie der Funktionalität hin zu mehr Klarheit. Also lasst uns nur noch von Information Management sprechen.
