Aufgerundete Kilometerabrechnungen oder Telefonkosten? Private Taxifahrten oder Hotelübernachtungen? Ob im grossen oder kleinen Stil, Ungereimtheiten bei Reisekostenabrechnungen gelten nicht als Kavaliersdelikt und können sogar zur fristlosen Kündigung führen. Dennoch zeigen aktuelle Studienergebnisse der SAP-Concur-Organisation: Kleine Schummeleien in Spesenabrechnungen werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oftmals auf die leichte Schulter genommen.
In Deutschland hat über die Hälfte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (53 %) nichts gegen Spesenbetrug einzuwenden und ist damit im europaweiten Vergleich besonders sorglos (48 % in EMEA). Im Durchschnitt halten die deutschen Befragten es für akzeptabel, eine wissentlich falsche Abrechnung bis zu einem Betrag von 106 Euro einzureichen. Noch erstaunlicher fallen die Angaben der Schweizer Befragten aus: Hier geben sogar 54 % an, dass Schummeln bei der Spesenabrechnung vertretbar ist – für 12 % in einer Höhe von bis zu 100 Franken. Im Nachbarland Österreich finden zwar nur 39 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter falsche Angaben bei der Reisekostenabrechnung in Ordnung, dennoch stufen sie im Durchschnitt Mehrangaben bis zu einer Höhe von 92 Euro als akzeptabel ein. Für Unternehmen bedeutet das: Zurücklehnen und den Schummeleien ihren Lauf lassen, ist keine Option. Denn auch durch Spesenbetrug im Kleinen, können deutsche Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jährlich rund 13.966 Euro verlieren. Bei Schweizer Unternehmen sind es rund 14.162 Franken. In Österreich ist der Verlust mit 8.970 Euro zwar niedriger, in der aktuell sehr dynamischen und schwer planbaren Markt- und Wettbewerbssituation aber ebenfalls nicht zu vernachlässigen. Kein Unternehmen kann es sich leisten, ineffizient zu haushalten oder verschwenderisch zu sein. Hinzu kommt der anhaltende Druck von Regulierungsbehörden und Investoren, die (präventive) Schutzmassnahmen erwarten.
Bei diesen fünf Spesenarten wird am häufigsten geschummelt
Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Reisekostenabrechnung falsche Angaben machen, legen sie grosse Kreativität an den Tag – und genau das macht es Unternehmen besonders schwer, Betrugsmuster aufzudecken und schwarze Schafe zu identifizieren. Mit Blick auf die Studienergebnisse zeichnen sich fünf Spesenarten ab, bei denen besonders oft geschummelt wird: Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der DACH-Region haben schon einmal Kilometerkosten (37 %) oder berufliche Telefonrechnungen (27 %) aufgerundet. Ebenfalls ein oft genutzter Weg, um die Rückerstattungssumme vom Arbeitgeber aufzubessern, ist das Einreichen von privaten Restaurantrechnungen (29 %) oder Kosten für privat genutzte Büroausstattung (27 %). Nicht minder beliebt ist etwa der Griff in die Minibar: So rechnen 27 % der Befragten alkoholische Getränke ab, die nicht durch die Ausgabenrichtlinie ihres Unternehmens abgedeckt sind.
Darum schummeln Mitarbeiter bei der Spesenabrechnung
So facettenreich die Formen von Spesenbetrug sind, so unterschiedlich sind auch die Motive der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Während die meisten ihrem eigenen Unwissen zum Opfer fallen, handeln einige durchaus bewusst. Die aktuellen Zahlen verweisen darauf, dass sich viele von ihrem eigenen Verständnis von Gerechtigkeit leiten lassen. So geben sie Fairness als Grund für Spesenbetrug an – sei es, um einen kleinen Ausgleich für die nicht bezahlten Überstunden (20 %) oder Mehrausgaben im Homeoffice (19 %) zu erhalten, oder weil die Summe so gering ist, dass sie aus ihrer Sicht keinen Schaden anrichtet (18 %). Gleichzeitig gibt nur gut ein Drittel an, dass die Reise- und Reisekostenrichtlinien in ihrem Unternehmen gut angepasst und fair sind (35 %).
Muster erkennen und frühzeitig reagieren – mit künstlicher Intelligenz
Die Problematik rund um Spesenbetrug ist nicht nur auf das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurückzuführen, die Reise- und Ausgabenrichtlinien oftmals gar nicht im Detail kennen. Knapp ein Viertel der Reise- und Finanzentscheider gibt an, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken (je 22 %). Nur 17 % der Befragten behelfen sich bisher mit künstlicher Intelligenz (KI) zur Aufdeckung von Spesenbetrug – und das, obwohl die Hälfte (50 %) deren grosses Potenzial durchaus erkannt hat und sogar 55 % glauben, dass KI zur Vereinfachung ihrer Compliance-Prozesse beitragen kann.
Digitalisierung: Deutschland, Österreich und die Schweiz sind europaweite Nachzügler
Der DACH-Raum steht damit im europaweiten Vergleich besonders schlecht da: Während durchschnittlich ein Viertel der Unternehmen in Europa automatisierte Prozesse im Reise- und Ausgabenmanagement nutzt (25 %), ist das nach den befragten Reise- und Finanzentscheidern in Deutschland nur bei 19 %, in Österreich bei 21 % und in der Schweiz bei 15 % der Unternehmen der Fall. Durch die fehlende Digitalisierung fällt zudem ein hoher personeller Aufwand an: Travel Manager und Finanzteams müssen bis zu zwei Arbeitstage pro Woche aufwenden, um Betrugsfälle aufzudecken und auf Compliance-Issues zu reagieren. Die Umstellung auf künstliche Intelligenz geht auch deshalb schleppend voran, weil neue Tools noch Fragen aufwerfen. Fast die Hälfte (46 %) der Reise- und Finanzentscheider macht sich Sorgen über die Auswirkungen auf die Datensicherheit und/oder den Datenschutz. Ebenfalls fast die Hälfte (44 %) befürchtet, dass KI-Tools zu Fehlschlüssen führen könnten. Weitere 43 % sorgen sich, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Einsatz von KI-Tools im Rahmen des Compliance-Prozesses ablehnen könnten und 37 %, dass KI ihre Arbeit überflüssig machen wird. „In vielen Unternehmen kostet es Travel Manager und Finanzteams viel Zeit und Ressourcen, Mitarbeiterausgaben zu prüfen. Gründe hierfür sind nicht nur fehlende Richtlinien, sondern auch der Mangel an entsprechenden Fort- und Weiterbildungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn Unternehmen hier ernsthaft nachjustieren, können sie Wissenslücken schliessen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation. „Intelligente Lösungen für das Ausgabenmanagement wie Concur Detect by Oversight sorgen zudem dafür, dass Betrugsmuster schneller erkannt werden und Travel Manager und Finanzteams mithilfe von Datenanalysen massgeschneiderte Richtlinienanpassungen vornehmen können. Ein essenzieller Schritt, um zukünftigem Spesenbetrug vorzubeugen und so dem Wettbewerb voraus zu sein.“