Die Liechtensteinische VP Bank verabschiedet sich bei der Kommunikation der Verwaltungsräte und Geschäftsleitungen aller Firmen der Unternehmentsgruppe von Papier und umständlich verschlüsselten E-Mails. Stattdessen setzt das Management des international tätigen Finanzinstituts bei der Gremienkommunikation innerhalb und über die Unternehmensgrenzen hinaus auf Secure Boardroom von Brainloop.
Alle an den Sitzungen beteiligten Verwaltungsrats-, Geschäftsleitungs- und Ausschussmitglieder der Mutter- und aller Tochtergesellschaften greifen heute orts- und zeitunabhängig elektronisch auf sämtliche für sie relevanten Dokumente zu. „Die Benutzer verfügen stets über die aktuellsten Versionen, was für die Sitzungsorganisation eine grosse Erleichterung darstellt“, sagt CEO Assistant Dolores Hoop. Denn über die initiale Erstellung der Sitzungsunterlagen, die nicht mehr ausgedruckt und postalisch oder per E-Mail verschickt werden müssen, entfalle auch das kurzfristige Nachsenden von aktualisierten Dokumenten oder zusätzlich nötigen Informationen, da die nachgereichten Unterlagen einfach auf Brainloop gestellt werden können. Somit konnte bei der Gremienkommunikation der VP Bank sowohl bei der Organisation der Sitzungen als auch in der Anwendung durch die Verwaltungsräte, Geschäftsleitungs- und Ausschussmitglieder eine Optimierung der Effizienz erzielt werden. „Mit Brainloop Boardroom können vertrauliche Dokumente für alle Zugriffsberechtigten sicher bereitgestellt werden. Das ist eine massive Arbeitserleichterung“, so Hoop.
„Die Brainloop-Lösung ist flexibler als die geprüften Alternativen bei vergleichbaren Kosten“, begründet Dr. Andreas Benz, Chief Information Officer der VP Bank Gruppe, den Entscheid zu Gunsten von Brainloop. Bei Evaluation galt es, eine neue Lösung zu finden, die effizienter und gleichzeitig hochsicher ist und welche die Compliance-Vorgaben erfüllen sollte.