Mit der von Arcplace realisierten Vertragsmanagement-Lösung gewinnt die Jungheinrich viel Zeit, Platz und Kosteneffizienz. Sämtliche Verträge werden heute elektronisch in der Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) OnBase von Hyland erstellt, bearbeitet und zentral abgelegt. Die aufwändige Suche nach Informationen entfällt, Durchlaufzeiten werden verkürzt und es wird kein Papier mehr gestapelt.
Die Jungheinrich ist eine der drei grössten Dienstleister in den Bereichen Flurförderzeug-, Lager- und Materialflusstechnik weltweit und gehört zu den führenden Lösungsanbietern für Intralogistik. Der Konzern mit Hauptsitz in Hamburg ist weltweit in 40 Ländern mit eigenen Direktvertriebsgesellschaften vertreten – so auch in der Schweiz. In der Vergangenheit wurden bei Jungheinrich neue Verträge nach Vertragsabschluss als PDF an die Buchhaltung geschickt, wo sie geprüft und dazugehörige relevante Informationen in einem Excel-File notiert wurden. Der Originalvertrag wurde physisch in einem Ordner abgelegt. Das Fehlen einer zentralen, digitalen Ablage erschwerte die Suche nach Informationen, die Übermittlung eines neuen Vertrages an die Buchhaltung konnte nicht sichergestellt werden und das Papierarchiv kostete Platz und Geld. Um den zeit- und kostenaufwändigen Prozess im Vertragsmanagement zu verbessern, hat sich das Unternehmen an Arcplace gewandt.
Prozess von Erstellung bis hin zur Archivierung durchgängig
Die von Arcplace implementierte ECM-Lösung basiert auf der führenden Plattform OnBase von Hyland und ermöglicht eine hocheffiziente elektronische Verwaltung der Vertragsdokumente. Neue Verträge werden direkt vom Vertragsverantwortlichen in den von Jungheinrich vordefinierten Vertragskategorien erfasst, wobei alle dazugehörigen Dokumente und Informationen zugeteilt werden können. Die Lösung ist komplett webbasiert und bietet berechtigten Personen jederzeit einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen. Die Suche nach Informationen wird dadurch enorm erleichtert und beschleunigt. «Wir haben alle Verträge an einem einzigen Ort und können diese einfach suchen beziehungsweise filtern nach den gewünschten Daten», erklärt Marcello Leuci, Leiter Informatik, Jungheinrich. Erfasste Verträge werden automatisch archiviert und eine physische Ablage der Papiere wird hinfällig. Marcello Leuci ergänzt: «Wir wollten kein Papier mehr haben und nicht stundenlang nach Informationen suchen.» Die flexible und skalierbare Plattformlösung OnBase kann zukünftig unternehmensweit für weitere Use-Cases ausgebaut und eingesetzt werden.