Die Coop Mineraloel wird mit Unterstützung von Arcplace die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 300 Coop Pronto Franchisenehmer komplett digitalisieren. Eine von Arcplace gehostete Cloud-Dokumenten-Plattform wird es dem Mineralölunternehmen ermöglichen, markant Kosten und Ressourcen einzusparen.
Die Coop Mineraloel AG (CMA) druckt, verpackt, frankiert und verschickt täglich hunderte von Papier-Rechnungen und -Gutschriften für die über 300 Coop Pronto Franchisenehmer. Diese kontrollieren anhand der Rechnungen und Gutschriften ihre Bestellungen und legen die Papierdokumente physisch in einem Ordner ab, der Ende Monat in der Regel an einen Treuhänder geschickt wird. Die CMA will die aufwändigen und kostspieligen Papier-Prozesse bis Mitte 2021 komplett durch eine digitale Lösung ersetzen. Geplant ist eine mehrsprachige digitale Plattform, welche die Rechnungen und Gutschriften als PDFs zur Verfügung stellt. Die Franchisenehmer und Treuhänder sollen über ein persönliches Login jederzeit einfach auf die rechtskonform gespeicherten und klar identifizierbaren PDF-Belege zugreifen können. Als weitere Anforderungen hat die CMA die tägliche Belegübermittlung sowie eine exakte Verlaufshistorie definiert. Monatlich sollen rund 12'000 ein- und mehrseitige Dokumente verarbeitet werden.
Als Lösungspartner hat die CMA die Arcplace AG aus Zürich ausgewählt. Die von Arcplace vorgeschlagene, in einem Schweizer Rechenzentrum gehostete und gemanagte Cloud-Lösung erlaubt eine hoch effiziente digitale Verarbeitung der Belege. Sie basiert auf der ECM-Plattform «OnBase» der Firma Hyland. Mit der Lösung können out-of-the-box alle Anforderungen abgedeckt werden und bei Bedarf lässt sich die Lösung mit weiteren ECM/DMS-Funktionalitäten (z.B. HR-Dossier) erweitern. Die Belege werden als PDFs direkt aus SAP übernommen, zudem umfasst die Lösung ausgeklügelte Funktionalitäten und Workflows, um Freigaben zu managen. Vanessa Walliser, Projektverantwortliche bei der Coop Mineraloel AG, zeigt sich von der neuen digitalen Cloud-Dokumenten-Plattform beeindruckt: «Die Lösung mit OnBase erfüllt unser Pflichtenheft und ist als Managed Service mit minimalem Ressourcen-Einsatz unsererseits umsetzbar.»
