Dokumentenaustausch als wichtige Säule der Digitalisierung

    Für den Einstieg in den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch müssen Unternehmen heute keine eigene Infrastruktur mehr aufbauen. Die bereits vorhandenen IT-Systeme lassen sich mit intelligenten Dokumentenaustauschsystemen in die digitale Welt migrieren – sanft, kosteneffizient und unkompliziert.

    Wer mit den Entwicklungen der Zeit Schritt halten möchte, kommt um eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse nicht herum, ganz unabhängig von Branche und Firmengrösse. Dieses Bewusstsein ist in Schweizer Unternehmen allerdings noch nicht so stark verankert wie in den Nachbarländern, es herrscht Zurückhaltung bei Investitionen in die Digitalisierung. Während deutsche und österreichische Unternehmen rund 24 Prozent ihres Investitionsvolumens dafür einplanen, sind es in der Schweiz lediglich 5 Prozent, so die Studie «European Private Business Survey 2019» des Beratungsunternehmens PWC. Allerdings erachtet jedes zweite Unternehmen (51 Prozent) die Digitalisierung als relevant. Besonders hervorgehoben werden eine zukunftsfähige IT (66 Prozent), die Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle (42 Prozent) und die Zusammenarbeit mit Partnern (33 Prozent).

    Dokumentenaustausch – Stellschraube der digitalen Transformation
    Anwendung finden diese Punkte im Dokumentenaustausch – intern als auch mit externen Partnern. Er birgt grosses Potenzial, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Dies gilt umso mehr, als dass viele Branchen bereits dazu verpflichtet sind, Dokumente auf digitalem Wege rechts- und manipulationssicher auszutauschen. Eine sanfte und sichere Migration in die digitale Zukunft ist mit der OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic möglich. Sie digitalisiert den Dokumentenein- und -ausgang und verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer echten Unified-Communications-Lösung.

    NGDX – rechtssichere Alternative zur E-Mail
    Wollen zwei Partner Daten digital austauschen, muss zwischen Sender und Empfänger Einigkeit über die Prozesse herrschen. Um den Austausch digitaler Inhalte möglichst einfach und wirtschaftlich zu machen, hat Ferrari electronic Next Generation Document Exchange entwickelt. Dieser neue Kommunikationsstandard ermöglicht den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen. Dank NGDX werden Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End als PDF an den Empfänger übertragen. Dabei bleiben Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen sind vom Transfer ausgeschlossen. NGDX ist in der Lage, hybride Dokumente, PDF- und ZUGFERD-kompatible Dokumente in IP-Umgebungen rechts- und manipulationssicher zu übertragen und schafft so ideale Voraussetzungen für die elektronische Rechnung (E-Rechnung). Die erfolgreiche Übertragung wird mit einem qualifizierten Sendebericht rechtssicher quittiert. Der Dokumentenversand mit NGDX erfolgt dabei in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übertragen werden – selbst ohne NGDX-Gegenstelle.

    Die OfficeMaster Suite 7DX im Überblick
    • Die Suite ist ohne zusätzliches Anwenderprogramm nach Einrichtung der Telefonverbindung sofort einsatzfähig. Sie lässt sich sowohl in einfache ITK-Umgebungen als auch in komplexe Szenarien integrieren.
    • Eine Kopplung an mobile Endgeräte ist möglich.
    • Die Suite verfügt über ein Monitoring-Tool für den Versand von Admin Alerts und Update Notifications.
    • Für maximale Sicherheit bei der Dokumentenübertragung setzt die Suite auf die hybride Verschlüsselung von Dokumenten und eine Transportverschlüsselung.
    • DirectSIP ermöglicht eine direkte und stabile Übertragung von Dokumenten an einen SIP-Trunk oder eine IP-Telefonanlage, ohne Einsatz von Telefonanlagen, Routern oder Faxkarten.
    • Die Suite lässt sich in der DMZ und damit ohne Internet oder Cloud betreiben.
    • Die bereits integrierte Voicemail-Lösung ist eine optimale Ergänzung für Microsoft Exchange 2019, das auf eine Voicemail-Funktion verzichtet.

    Fazit
    Die OfficeMaster Suite 7DX setzt neue Massstäbe für die Unternehmenskommunikation in IP-Umgebungen und ermöglicht eine sanfte und effektive Migration in die digitale Zukunft. ■

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