So lenken Unternehmen ihren E-Mail-Verkehr in richtige Bahnen

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Je früher in den E-Mail-Verkehr lenkend eingegriffen wird, desto grösser sind die Möglichkeiten für beschleunigte Workflow-Automatisierung und intelligentes Routing. Mit der Retarus Predelivery Logic lassen sich eingehende E-Mails schon am Gateway nach individuellen Regeln analysieren, optimieren oder umleiten.

E-Mail-Kommunikationslösungen aus der Cloud bieten einen klaren Wettbewerbsvorteil für Unternehmen: Sie sind flexibel, skalierbar und ziehen geringe Kosten nach sich. Firmen haben so die Chance, Innovationen voranzutreiben, die sich unmittelbar auf Geschäftsprozesse und -umsatz auswirken. Gleichzeitig müssen Unternehmen mit komplexen oder hybriden E-Mail-Infrastrukturen häufig eine immer grössere Menge an Nachrichten sinnvoll verwalten und absichern, um die Kommunikation und somit das Geschäft aufrechtzuerhalten.

Mehr Kontrolle

Mit der Predelivery Logic bietet Retarus einen innovativen Werkzeugkasten, mit dem sich der eingehende E-Mail-Verkehr dank individueller Regelwerke einfach verwalten lässt. Flexible Kombinationsmöglichkeiten aus Bedingungen und Aktionen ermöglichen nahezu unbegrenzte Einsatzszenarien. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen seine E-Mail-Infrastruktur on-premises oder als Cloud Service betreibt.

retarus predelivery logic screenshot hochauflösend
Über ein webbasiertes Administrationsportal lassen sich individuelle Regeln transparent anlegen, verändern und priorisieren.

Gerade in hybriden Umgebungen spielt der Service seine Vorteile voll aus. Mit der Predelivery Logic werden E-Mails schon zum Zeitpunkt der Interaktion mit der Retarus Enterprise Cloud, also noch bevor sie an die eigene Infrastruktur zugestellt werden, nach individuellen Regeln analysiert, gegebenenfalls umgeleitet und optimiert. Dies ermöglicht maximale Flexibilität, die serverseitige oder auf einzelne Postfächer beschränkte lokale Regelwerke nicht bieten können. Denn wenn sich die E-Mail erst einmal in der eigenen E-Mail-Landschaft befindet, lassen sich viele Regeln und Massnahmen nicht mehr umsetzen.

Mehr als nur „Policy Engine“

Der Funktionsumfang der Retarus Predelivery Logic reicht deutlich über den einer Policy Engine hinaus. Denn neben einem User-abhängigen Routing unterstützt der Service bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Da E-Mails basierend auf Inhalt oder Sprache weiterverarbeitet werden können, lassen sich etwa Nachrichten an Funktionspostfächer automatisch vorsortieren. Je nach Sprache oder Inhalt des E-Mail-Bodys wird die Nachricht an die Server der richtigen Landesgesellschaft oder direkt an die zuständige Abteilung eines Unternehmens geroutet. Es ist auch möglich, E-Mails vollautomatisch und regelabhängig zu bearbeiten – vom Umschreiben der Adresse bis hin zum Hinzufügen eines Schlagworts in der Betreffzeile.

Professioneller Aussenauftritt

Zudem erlauben es die Regelwerke, E-Mails nach landesspezifischer Herkunft zu identifizieren und automatisch entsprechende Massnahmen wie die Umleitung in die User-Quarantäne einzuleiten. Etwa wenn das Unternehmen aufgrund der aktuellen politischen Lage, aus Sicherheitsgründen oder aufgrund interner Compliance-Vorgaben alle Nachrichten aus bestimmten Regionen vorsorglich isolieren möchte. Darüber hinaus lassen sich individuelle Regelwerke nicht nur für eingehende Nachrichten, sondern auch für den Outbound-Kanal festlegen. Ob Carve-out, Fusionen oder Rebranding – idealerweise treten Mitarbeiter bereits zum Stichtag gegenüber Kunden und Partnern professionell unter dem korrekten Firmennamen auf. In solchen Fällen kann zum Beispiel die Firmenbezeichnung oder -Domain überprüft und bei Fehlerhaftigkeit automatisiert umgeschrieben werden.

Kontinuierlicher Support

Als zentralen Self-Service stellt Retarus die Predelivery Logic über ein webbasiertes Administrationsportal bereit. Alle Regeln lassen sich dort transparent anlegen, verändern und priorisieren. In die eigentliche E-Mail-Infrastruktur des Unternehmens wird dazu nicht eingegriffen. Zudem stehen die Retarus-Experten Kunden bei der Umsetzung individueller Regeln für eine effiziente E-Mail- und Workflow-Automatisierung jederzeit beratend zur Seite. So lassen sich Probleme durch Zeitmangel oder noch unklare Organisationsstrukturen vermeiden, vorübergehende Massnahmen schnell und mit geringem Aufwand umsetzen und die Fehleranfälligkeit manueller Eingriffe reduziert sich deutlich.

Höchste Datenschutz-Standards

Bei der Datenverarbeitung setzt Retarus gezielt auf Local Processing. Alle Daten werden in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren in der Schweiz verarbeitet. Neben branchenspezifischen Standards setzt Retarus dabei stets höchste Compliance-Anforderungen sowie die Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes und der DSGVO um.

retarus

www.retarus.ch

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