Durch einfache Integration und intelligente Funktionen profitieren Unternehmen von einer deutlich effizienteren Prozesskommunikation. Wenn es darum geht, Dokumente nicht nur schnell und sicher, sondern auch nachvollziehbar und rechtsverbindlich auszutauschen, ist das digitale Fax für viele Unternehmen das Mittel der Wahl. Um ihre Kommunikationsprozesse zu modernisieren und zu digitalisieren, bietet der Umstieg auf Fax-Services aus der Cloud zahlreiche Mehrwerte.
Häufig besteht die IT- und Kommunikationsinfrastruktur in Unternehmen aus verteilten Legacy-Servern, die über die Zeit historisch gewachsen und tief in den Prozessen verankert sind. Der Schritt in die Cloud erscheint daher auf den ersten Blick nicht ohne weiteres umsetzbar. Mit Retarus Cloud Fax können Unternehmen schnell und unkompliziert in die Cloud migrieren, den Kommunikationskanal Fax vereinfachen und modernisieren sowie die Komplexität der IT-Infrastruktur reduzieren. Betroffene Kommunikationsprozesse laufen ohne Unterbrechung weiter – die technischen Experten von Retarus realisieren nicht nur einen kompletten, risikofreien Wechsel zu Cloud Fax, sondern auch einen Schritt-für-Schritt-Umzug einzelner Anwendungen.
Die Cloud Fax Services von Retarus lassen sich nahtlos in moderne Arbeitsumgebungen integrieren und mit Funktionen wie OCR- und Barcodeerkennung sowie Smart Routing anreichern.
Moderne Funktionen des Cloud-Fax
Mit den hochverfügbaren und skalierbaren Retarus Cloud Fax Solutions gelingt den Unternehmen der Umstieg auf eine effiziente, flexible und reibungslose Kommunikationslösung. So macht eine Cloud-Fax-Lösung Ressourcen frei und bietet intelligentes Routing, einen weltweiten Faxnummern-Service, Echtzeit-Monitoring, Data-at-Rest- und Data-in-Transit-Verschlüsselung sowie Langzeitarchivierung. Zudem lässt sich die Lösung einfach, transparent und zentral administrieren. Mit einem übersichtlichen Reporting, weitreichender Automatisierung, nahtloser Integration in nahezu jeder IT-Landschaft plus einem erstklassigen 24/7-Support und massgeschneiderten SLAs. Nicht zu vergessen: Mit Retarus Cloud Fax senken Unternehmen ihre Investitions- und Prozesskosten und erzielen Einsparungen von bis zu 70 Prozent im Vergleich zu selbst betriebenen Fax-Servern.
Sensible Daten sicher übertragen
Fax kommt überall dort zum Einsatz, wo sensible Daten sicher und zuverlässig übertragen werden müssen. Insbesondere stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen oder der Finanzsektor, in denen besonders strenge gesetzliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien für die Verarbeitung kommerzieller, personenbezogener und finanzieller Daten eingehalten werden müssen, setzen auf das weltweit standardisierte Übertragungsprotokoll. Das digitale Fax gewährleistet eine zuverlässige Zustellung direkt in das E-Mail-Postfach oder die Applikation des Empfängers – ganz unabhängig davon, welches System dort im Einsatz ist. Die Anbindung an die Retarus Enterprise Cloud erfolgt dabei über verschlüsselte Verbindungen (TLS, VPN). Auf Wunsch signiert und verschlüsselt Retarus auch eingehende Fax-Dokumente – je nach Dateityp per AES 256-bit, PGP oder X.509. Darüber hinaus erfüllt das Unternehmen mit seinen auditierbaren Rechenzentren alle branchen- und länderspezifischen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen wie DSGVO, das Schweizer Bundesgesetz für Datenschutz (DSG), individuelle Branchenstandards sowie Compliance-Richtlinien, denen Unternehmen in der Schweiz unterliegen.
Nahtlose Integration am digitalen Arbeitsplatz
Ein weiterer Vorteil der Cloud-Fax-Lösungen besteht darin, dass sich diese nahtlos in bestehende Umgebungen und Systemlandschaften integrieren. Dank offener Standards lassen sich die Fax-Lösungen an Business-Applikationen oder Cloud-Anwendungen nahezu aller Hersteller anbinden. Dies erfolgt entweder per Webservice via REST-API oder über Standard-Schnittstellen und Protokolle wie SMTP, SFTP und HTTPS. Anwender kommunizieren zudem per Fax direkt aus ihrer gewohnten E-Mail-Umgebung heraus – zum Beispiel via Outlook Plugin.
OCR, Barcode und Smart Routing
Mit OCR (Optical Character Recognition) und Barcode-Erkennung optimieren die Retarus-Services Arbeitsabläufe zusätzlich. Informationen oder Barcodes eingehender Dokumente werden ausgelesen und über individuelle Smart-Routing-Optionen regelbasiert vorsortiert, abgelegt oder automatisiert weiterverarbeitet. Darüber hinaus erleichtern benutzerdefinierte, intelligente Weiterleitungsmöglichkeiten nachgelagerte Workflows wesentlich. Die Retarus Smart-Routing-Optionen lassen sich beispielsweise einsetzen, um die Fax-Dokumente mitsamt der automatisiert daraus erfassten Daten an den richtigen Empfänger im Unternehmen oder die gewünschte Anwendung weiterzuleiten. Administratoren definieren dabei über die Empfängernummer, die Absendernummer oder über Informationen im Dokument selbst, welches Dokument wo landet. Alle Dokumente sind somit direkt digital verfügbar und lassen sich medienbruchfrei und ohne manuellen Aufwand regelbasiert vorsortieren, ablegen oder automatisiert weiterverarbeiten.
Best-in-class Business-Kommunikation
Insgesamt ermöglicht Retarus Cloud Fax effizientere Workflows mit einer wesentlich geringeren Fehlerquote und daraus resultierend niedrigeren Kosten. Dabei werden Unternehmen durch die Integration von Cloud Fax in moderne Arbeitsumgebungen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen den Anforderungen an moderne Kommunikation und Dokumentenverarbeitung heute sowie in Zukunft gerecht. Die Retarus Enterprise Cloud ist dabei stets auf dem neuesten Stand der Technik und aktueller regulatorischer Vorgaben, ohne dass sich die Administratoren des Anwenderunternehmens darum kümmern müssen.