Digital neu denken: Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung

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Einen Schritt weiter in die digitale Zukunft mit der QR-Rechnung: Am 30. Juni 2020 wurde die QR-Rechnung schweizweit eingeführt. Sie vereinfacht das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen und löste die Einzahlungsscheine (ES und ESR) per 30. September 2022 ab.

Für Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Softwarelösungen gibt es bei der Umstellung auf die Nachfolgeprodukte Handlungsbedarf. Unternehmen wird empfohlen, sich mit der Umstellung dringlichst zu befassen, da die Schweiz sich von den Einzahlungsscheinen am 20. September 2022 definitiv trennen wird. Bereits Anfang 2022 soll in der Schweiz nur noch die neue Rechnung mit QR-Code im Umlauf sein. Die Frage ist daher nicht ob, sondern wann und wie Sie auf eine digitale Rechnungsverarbeitung umstellen, damit Sie mit dieser Entwicklung Schritt halten können. Warum? Auch Ihre Mitbewerber sind in dieser Angelegenheit möglicherweise längst aktiv. Fakt ist, dass viele grosse und mittelständische Unternehmen beim Thema Digitalisierung bereits weit fortgeschritten sind.

Digitale Rechnungsverarbeitung mit ECM als Basis – die zentrale Stelle für das betriebliche Informationsmanagement

In erster Linie sorgt ein elektronisches Rechnungsverarbeitungs-System für beschleunigte Verarbeitungsprozesse in der Rechnungsbearbeitung. Das führt zu einer gesteigerten Effizienz in der Buchhaltung. Von den Umwelt- und Kostenaspekten dank Papiervermeidung einmal abgesehen, sind Sie beispielsweise durch eine ausreichende Indexstruktur und der eindeutigen Zuordnung aller Belege eines Geschäftsvorfalls (Rechnung, Lieferschein, vertragliche Vereinbarungen etc.) auch in rechtlicher Hinsicht auf der sicheren Seite. Das bedeutet, alle empfehlenswerten Lösungen für eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verfügen über die Möglichkeit einer revisionssicheren Archivierung und erfüllen u. a. die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung sowie der GeBüV. Ist die Rechnungsverarbeitung zudem mit einem ECM-System verbunden, sind schon einmal sehr gute Voraussetzungen geschaffen. Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst alle Technologien, Methoden und Werkzeuge, um sämtliche Informationen eines Unternehmens (Dokumente, Daten, Bilder, Videos etc.) zu erfassen, zu digitalisieren, zu speichern, zu verwalten und bereitzustellen. Dadurch lassen sich nahezu alle Unternehmensprozesse optimieren. Wer also nicht nur seine Eingangsrechnungsbearbeitung, sondern weitere Fachbereiche oder gar das komplette Unternehmen digitalisieren will, kommt an einem ECM-System nicht vorbei.

Auf die Schnittstellen kommt es an

Einige ECM-Systeme lassen sich durch Module und Schnittstellen beliebig erweitern. Auch bieten Hersteller zusätzlich standardisierte Lösungen an, die eine schnelle Projektumsetzung ermöglichen. Diese lassen sich sehr gut im Unternehmen verzahnen. Warum ist das wichtig? Weil ein ECM-System als zentrales Daten- und Informations-Repository des Unternehmens fungiert – als zentrale Stelle des betrieblichen Informationsmanagements – und damit auch pflege- und kostenintensive Insellösungen sowie ausufernde Admin-Arbeit überflüssig macht. Zahlreiche Workflows und Automatismen eines ECM-Systems sorgen für die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Schnell, vollautomatisiert und ohne Medienbrüche. Die erforderlichen Informationen werden aus den Schnittstellen des ECM-Systems zu kaufmännischen Fachanwendungssystemen, Groupware, Anwendungen der Finanzbuchhaltung, ERP-Systemen sowie zu den Fachapplikationen generiert. Eine digitale Rechnungsverarbeitung-Software – am besten integriert in ein DMS- oder ECM-System – ist für Kunden/Auftraggeber und Unternehmen ein echtes Win-Win-System, mit dem Kosten reduziert, Mitarbeiter motiviert, Zeit gespart und Ressourcen geschont werden. Was macht ein Rechnungsverarbeitungs-System genau? Alle Vorzüge erfährt man in diesem Whitepaper.

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