Viele KI-Projekte überzeugen in der Demo, verlieren jedoch an Wirkung, sobald Unternehmen sie in den Arbeitsalltag überführen. Der Grund liegt selten allein im Modell. Entscheidend sind der Datenzugang, klare Zuständigkeiten und die Frage, ob die Mitarbeitenden der Anwendung vertrauen. Fünf Schritte helfen Unternehmen dabei, KI verantwortungsvoll in ihre Kernprozesse zu integrieren.
KI-Anwendungen, Agenten und Copilots sind in vielen Unternehmen bereits im Einsatz – oft jedoch nur punktuell und über verschiedene Systeme verteilt. Der Nutzen von KI entsteht erst dort, wo sie sicher und nachvollziehbar in Kernprozesse integriert ist. Auf einer verlässlichen Datenbasis und sicher in HR-, Finanz- und operative Prozesse eingebunden, kann sie Informationen aufbereiten, Aufgaben beschleunigen und Mitarbeitende spürbar entlasten.
1. Mit einem konkreten Engpass beginnen
Nicht jede Aufgabe eignet sich für den ersten breiten KI-Einsatz. Unternehmen sollten mit wiederkehrenden Tätigkeiten starten, wie Fragen zu HR-Richtlinien und internen Prozessen, der Rechnungsprüfung oder standardisierten Auswertungen. Entscheidend ist eine saubere Ausgangslage: Wo entstehen Wartezeiten? Welche Daten werden benötigt? Wann muss ein Mensch entscheiden oder freigeben? Wer diese Fragen frühzeitig klärt, schafft messbaren Nutzen und verhindert, dass die KI zu einer weiteren Insellösung wird.
2. KI an Kernsysteme anbinden
KI liefert nur mit dem richtigen Kontext brauchbare Ergebnisse. Getrennte Systeme und unkontrollierte Dateien erhöhen das Risiko unvollständiger Antworten. Zugleich müssen Berechtigungen und Datenschutz klar geregelt sein. Workday verankert KI direkt in HR- und Finanzprozessen. Dabei gelten für die KI dieselbe Datenbasis sowie dieselben Rollen- und Zugriffsrechte wie im jeweiligen Prozess. Mitarbeitende sehen nur Informationen und können nur Aktionen auslösen, für die sie autorisiert sind. So unterstützt KI Anfragen innerhalb klarer Regeln direkt im Prozess, statt sie lediglich zu beantworten.
3. Governance vor dem Rollout festlegen
Bei sensiblen Daten darf Vertrauen nicht nachträglich hergestellt werden. Unternehmen brauchen klare Verantwortlichkeiten: Wer bewertet den Anwendungsfall? Welche Daten nutzt die KI? Wie werden Ergebnisse kontrolliert und Entscheidungen nachvollziehbar gemacht? Datensparsamkeit, Verschlüsselung, Audit-Trails und feingranulare Zugriffsrechte gehören in die Architektur. Mit AI Fact Sheets legt Workday Zweck, Funktionsweise und Grenzen von KI-Funktionen offen. Das schafft Transparenz für die IT, Fachbereiche, den Datenschutz und Arbeitnehmervertretungen. Governance begleitet die Umsetzung von Anfang an.
4. Mitarbeitende einbeziehen und Mitbestimmung ermöglichen
KI verändert Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Führungsarbeit. Das lässt sich nicht allein per Projektplan steuern. Führungskräfte müssen erklären können, welches Problem die KI löst, wo sie unterstützt und wo das menschliche Urteilsvermögen unverzichtbar bleibt. In der Schweiz wie im gesamten DACH-Raum gehört dazu der frühe Austausch mit den Mitarbeitenden und Arbeitnehmervertretungen. Ein gestaffeltes Vorgehen hilft: Unternehmen aktivieren zunächst weniger sensible Funktionen, sammeln Erfahrungen und werten Rückmeldungen aus. Weitere Anwendungsfälle folgen, sobald Regeln, Qualifizierungen und Akzeptanz vorhanden sind. Das reduziert Widerstände und verbessert die Anwendung.
5. Erfolg im Prozess messen
Ein Pilotprojekt ist noch kein erfolgreicher Regelbetrieb. Unternehmen sollten Bearbeitungszeiten, die Anzahl manueller Anfragen und die Ergebnisqualität prüfen. Relevant sind auch die Nutzung, Rückmeldungen aus den Teams sowie der Prüf- und Nachbearbeitungsaufwand. In HR und Finance kann KI Kapazitäten für Aufgaben freisetzen, die das menschliche Urteil fordern – etwa Entwicklungsgespräche, vorausschauende Personalplanung oder die Einordnung aktueller Geschäftsdaten. Das schafft Raum, Fähigkeiten zu entwickeln und Mitarbeitende dort einzusetzen, wo ihre Skills den grössten Beitrag leisten. KI bereitet Informationen auf und reduziert Routinearbeit; die Verantwortung für Kontext und Entscheidungen bleibt bei den Führungskräften und Fachverantwortlichen. Der Weg in den Unternehmensalltag beginnt damit, KI nicht als Zusatztool zu behandeln. Ihr Wert zeigt sich dort, wo sie Prozesse verlässlich sowie transparent unterstützt und Menschen bessere Entscheidungen ermöglicht. ■
