Die Müller-Steinag Gruppe hat ihre papierlastigen Prozesse konsequent digitalisiert. Mit der ELO ECM Suite und der Optive AG als Umsetzungspartner entstand eine zentrale Lösung, die Workflows automatisiert, Transparenz schafft und abteilungsübergreifend Effizienz steigert.
Die Müller-Steinag Gruppe, ein führendes Schweizer Familienunternehmen in der Bau- und Betonbranche mit über 1200 Mitarbeitenden, stand vor einer wachsenden Herausforderung: Papierbasierte Prozesse, umständliche Freigaben und eine Flut an Lieferscheinen und Rechnungen erschwerten die Zusammenarbeit über die 18 Standorte hinweg. Um Effizienz und Zukunftsfähigkeit sicherzustellen, entschied sich die Gruppe für einen konsequenten Schritt in Richtung papierloses Büro.
Einheitliche Prozesse für eine vielfältige Gruppe
Die Einführung der ELO ECM Suite bot die Möglichkeit, sämtliche Dokumente zentral und digital zu verwalten. Von der Kreditorenfreigabe über Debitoren bis hin zu Finanz- und Verkaufsunterlagen werden heute alle relevanten Dokumente automatisch in ELO abgelegt. Unterschiedliche Abläufe in den Gesellschaften wurden in einheitliche, nachvollziehbare Prozesse überführt – eine wichtige Grundlage für reibungslose, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Umsetzung mit Optive AG
Die Optive AG, langjähriger ELO Business Partner, begleitete das Projekt von der Analyse bis zur Implementierung. Bereits nach wenigen Wochen konnte der erste Kreditorenworkflow produktiv genutzt werden. Mitarbeitende wurden schrittweise an die digitale Umgebung herangeführt, was die Akzeptanz erheblich förderte. «Vom ersten Workshop bis zur produktiven Nutzung in wenigen Wochen – und das Beste: Der Kreditorenprozess läuft digital, die Akzeptanz ist riesig. So erfolgreich war selten ein IT-Projekt», so Dominik Dätwyler, CIO Müller-Steinag Services AG.
Effizienzgewinn und neue Möglichkeiten
Dank ELO gehören Ordnerstapel und Papierflut der Vergangenheit an. Eingehende Rechnungen werden automatisch verarbeitet, Stellvertretungsregelungen greifen nahtlos, und selbst CAD-Pläne werden versioniert, automatisiert als PDF abgelegt und zentral archiviert. Auch Verwaltungsratsprotokolle und weitere Langzeitdokumente sind revisionssicher hinterlegt.«Nie mehr Ordner schleppen, nie mehr Papierflut – alles digital, alles sofort griffbereit. So effizient und reibungslos kann modernes Arbeiten sein», Daniela Niederberger, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen Creabeton AG. Die Vorteile sind klar messbar:
- Zeitersparnis durch schnelle Dokumentenfindung und automatisierte Abläufe
- Platzgewinn durch Reduktion physischer Ordner
- Transparenz & Compliance durch revisionssichere Ablage und klare Workflows
- Akzeptanz dank benutzerfreundlicher Oberfläche und einfacher Prozessabbildung
Blick in die Zukunft
Die Müller-Steinag Gruppe plant, die Lösung weiter auszubauen. Ziel ist es, zusätzliche Prozesse zu digitalisieren und den Automatisierungsgrad sukzessive zu erhöhen – für noch mehr Effizienz, bessere Datenqualität und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit. Die Erfolgsgeschichte zeigt eindrücklich, wie der Bau- und Industriesektor mit modernen ECM-Lösungen seine internen Strukturen zukunftssicher gestalten kann. Ein Fundament, auf dem sich weitere Digitalisierungsprojekte stabil errichten lassen. ■