Nach einem Brand in einem Lager muss ein Unternehmen schnell handeln. Doch bevor Versicherungen informiert und die nächsten Schritte eingeleitet werden können, stellt sich eine zentrale Frage: Besteht überhaupt ein gültiger Versicherungsschutz und falls ja, wo befinden sich die Unterlagen?
Früher bedeutete das, Verträge zu suchen, Rechnungen zu prüfen und Versicherungsbedingungen manuell durchzuarbeiten. Heute genügt eine Frage an eine intelligente Dokumentenplattform, die innerhalb weniger Sekunden die relevanten Informationen bereitstellt. Solche Szenarien zeigen, wie stark sich das Dokumentenmanagement in den vergangenen Jahren verändert hat. Denn die eigentliche Herausforderung vieler Unternehmen besteht heute nicht mehr darin, Dokumente zu speichern, sondern die darin enthaltenen Informationen effizient zu nutzen. Vom Dokument zur Entscheidung: Moderne KI analysiert Inhalte, erkennt Zusammenhänge und liefert Antworten auf geschäftsrelevante Fragen.
Drei Entwicklungsstufen des Dokumentenmanagements
Die Entwicklung des Dokumentenmanagements lässt sich dabei in drei aufeinander aufbauende Stufen beschreiben – ein Ansatz, den auch Ricoh mit seinen Lösungen verfolgt.
1. Digitalisierung von Informationen
Dokumente werden gescannt, automatisch ausgerichtet und elektronisch archiviert. Papierbasierte Prozesse können dadurch deutlich effizienter gestaltet werden.
2. Intelligente Dokumentenverarbeitung
Moderne Lösungen erkennen Dokumenttypen automatisch, klassifizieren Inhalte und extrahieren relevante Informationen. Dank generativer KI und sogenannten Zero-Shot-Verfahren können heute selbst komplexe Dokumente ohne aufwendiges Training verarbeitet werden.
3. Vom Dokument zur Wissensquelle
Die dritte und aktuelle Entwicklungsstufe geht einen entscheidenden Schritt weiter: Dokumente werden zur Wissensquelle, KI wird zum Assistenten. Mitarbeitende suchen nicht mehr nach Informationen, sondern stellen Fragen.
Der Markt fordert genau diesen Wandel
Aktuelle Markterhebungen1 zeigen, dass Unternehmen zunehmend auf KI setzen, um dokumentenbasierte Prozesse zu modernisieren. In einer Befragung von 1000 Unternehmen im DACH-Raum gaben 65 Prozent an, künftig verstärkt in KI investieren zu wollen. Zwei Drittel davon verfolgen das Ziel, bestehende Altsysteme und ineffiziente Prozesse abzulösen. Gesucht werden Tools, die Prozesse vereinfachen, Informationen schneller verfügbar machen und sich besser in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen. Ein typisches Beispiel ist die Migration von Vertragsbeständen. Unternehmen müssen häufig hunderte Verträge in neue Systeme überführen. Statt jede Datei manuell auszuwerten, analysiert die KI automatisch Laufzeiten, Kündigungsfristen, Prämien oder Leistungsbestandteile und stellt die Informationen strukturiert bereit. Auch der Vergleich von Dokumenten wird mit einer solchen Lösung deutlich einfacher. So lassen sich beispielsweise Versicherungsverträge aus unterschiedlichen Jahren automatisch gegenüberstellen, um Preisentwicklungen oder Änderungen im Leistungsumfang transparent aufzuzeigen.
Von der Suche zur Antwort
Mit seiner Lösung «DocuWare Aura» geht Ricoh genau auf diesen Bedarf ein und kombiniert modernes Dokumentenmanagement mit assistierender KI. Der chatbasierte KI-Assistent ermöglicht es Anwendern, Fragen in natürlicher Sprache direkt an ihre Dokumentenbestände zu stellen. Die Lösung durchsucht, analysiert und fasst relevante Inhalte zusammen und beantwortet beispielsweise Fragen wie: «Welche Verträge laufen in den nächsten sechs Monaten aus?» oder «Wie haben sich die Kosten dieses Lieferanten in den letzten drei Jahren entwickelt?» in kürzester Zeit. Damit adressiert moderne Prozessautomatisierung genau jene Herausforderungen, die Unternehmen heute beschäftigen: Sie reduziert manuellen Aufwand, macht Wissen organisationsweit verfügbar und unterstützt fundierte Entscheidungen. Die Zukunft des Dokumentenmanagements liegt nicht mehr in der reinen Verwaltung von Dokumenten, sondern in der intelligenten Nutzung des darin enthaltenen Wissens. ■
Ricoh Schweiz AG, CH-8304 Wallisellen
✆ 0844 360 360
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