«Legacy Integration» als Daueraufgabe

  Niels Gründel
«Legacy Integration» als Daueraufgabe

    Heute ist in der IT-Branche die Rede von Cloud Computing, «Big Data», Mobile Business oder Social Networks. Vergessen wird dabei oft, dass die vorhandenen, über Jahre gereiften IT-Anwendungen des Unternehmens für diese innovativen Szenarien gerüstet werden müssen. Sie einfach austauschen gegen ERP oder CRM 2.0 ist meistens keine Option, da zu kostspielig, zu langwierig und viel zu riskant. Also gilt es, diese sogenannte «Legacy Software» – ein wertvolle Erbe im wahrsten Sinne des Wortes – in solche modernen IT-Infrastrukturen zu betten. Denn auch wenn es von interessierten Herstellern gerne anders dargestellt wird: Die bewährten Anwendungen haben Zukunft! 

    Eine Erbschaft kann eine wunderbare Bereicherung sein, aber auch viel Arbeit bedeuten. Beides erfahren IT-Chefs mit dem Erbe der Vergangenheit, dass ihnen ihre Vorgänger in Form bewährter Anwendungssysteme hinterlassen. Oft finden sie Anwendungen vor, deren Ursprung in den 60er des letzten Jahrhunderts liegen. In der Regel handelt es sich hier um Kernanwendungen im Finanzund Buchhaltungsbereich. Diese Anwendungen sind natürlich auch immer wieder angepasst worden, etwa bei dem Jahr-2000-Wechsel. Und in ihrem Kern erfüllen sie ganz und gar die Anforderungen des Unternehmens. Das ist ihre grosse Stärke, deshalb sind viele «Legacy-Anwendungen» auch heute noch im Einsatz.

    Austausch oder Ausbau?
    In anderen Unternehmensbereichen als Buchhaltung und Controlling gibt es in der Regel mehr Dynamik – und resultierend daraus öfter die Notwendigkeit zur Anwendungsmodernisierung. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss zum Beispiel der Vertrieb mit modernen Kommunikationsgeräten ausgestattet werden. Diese «Mobile Devices» wiederum brauchen auch Zugriff auf wichtige Informationen aus Kernsystemen der IT, wie etwa die Debitorenbuchhaltung, Lagerbestände oder das CRM-System. Das ist oft leichter gesagt als getan. Denn wird modernisiert, hat der IT-Chef die Wahl zwischen zwei Extremen: Er kann seine alten IT-Systeme komplett durch neue ersetzen oder seine bewährten Anwendungen gezielt verbessern bzw. erweitern. Eigentlich müsste jede Anwendung permanent modernisiert werden; dann käme es gar nicht dazu, dass sie veraltet. Aber das wäre zu teuer und wohl auch den Nutzern nicht zuzumuten, da sich ihre Arbeitsumgebung zu häufig ändern würde. Selbst wenn die Altsysteme langfristig abgelöst werden, kann ihre Einbindung in die entstehende neue IT-Landschaft auch deshalb sinnvoll sein, weil die Anwender mit ihren gewohnten Systemen weiterarbeiten können – zumal das mit moderner Middleware oft schnell und relativ unkompliziert ist. Der Vorteil für den IT-Chef: Er muss nicht Jahre warten, bis die neue Standardsoftware eingeführt ist, um wie gewünscht Informationen auf mobile Endgeräte zu bringen oder um E-Commerce ins ERP-System zu integrieren. Wird eine IT-Anwendung nicht mehr angepasst und erweitert, dürfte sie über kurz oder lang «veralten». Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Anwender unzufrieden werden, etwa weil sie IT-Unterstützung für neue Prozesse verlangen und lange darauf warten müssen. Oder weil die Unterstützung anders ausfällt als erwartet.

    Software-Umstieg als Befreiungsschlag
    Ein weiteres Indiz für veraltete IT-Systeme: Die Realisierung neuer Anwendungen und die Unterstützung geänderter oder zusätzlicher Prozesse auf der vorhandenen Plattform werden zu aufwendig und zu teuer. Oder die Einbindung der Anwendung in neue Technologie-Welten ist gar nicht mehr möglich bzw. zu umständlich. Beispielsweise, weil die Anwendung in einer alten Programmiersprache geschrieben ist, die keine Schnittstellen zu mobilen Endgeräten bietet oder weil sich dafür keine Entwickler mehr finden lassen. Hier droht ein Teufelskreis – sodass ein Software-Umstieg zum Befreiungsschlag wird. Die Einführung einer neuen Standardsoftware ist aber kostspielig, arbeitsintensiv und riskant, denn erfahrungsgemäss scheitern viele ERP-Projekte auch deshalb, weil die Anpassung neuer Standardanwendungen auf die Belange des Unternehmens schwierig und aufwendig ist. Oftmals wird erst im Modernisierungsprojekt klar, wie genau die Legacy-Anwendungen auf die spezifischen Belange des Unternehmens angepasst sind.

    Bewährtes System im Kern bewahren
    Manchmal werden dann umgekehrt die Prozesse im Unternehmen an den Standard der neuen Software angepasst. Es kann auch durchaus Sinn machen, manche «alten Zöpfe» abzuschneiden. Falls aber Abläufe und Prozesse nicht verändert werden sollen, weil sie Alleinstellungsmerkmale und Wettbewerbsvorteile bringen, sollte das «alte» System besser im Kern bewahrt werden. Dann ist es sinnvoller zu modernisieren und die Anwendung über Schnittstellen, Gateways oder Webservices mit anderen Anwendungen zu integrieren. Dafür gibt es auch Software-Werkzeuge, die eine solche Anpassung bzw. Modernisierung der Altsysteme technisch und kaufmännisch praktikabel machen. So lassen sich die Legacy-Systeme nicht nur mit modernen Web- und Cloud-Systemen und Endgeräten wie Tablet oder Smartphone kombinieren, sondern parallel auch die zugrunde liegenden Prozesse optimieren. Beispielsweise gibt es am Markt Middleware-Produkte, die eine Darstellung klassischer Host-Daten auch über Webservices und in HTML5-Technologie ermöglichen. Damit kann der IT-Chef gewährleisten, dass auch die Host-Daten immer und überall verfügbar sind. Für den simplen Client-Zugriff auf die Legacy-Applikationen gibt es Emulatoren, wobei sich dieser Zugriff mit vorgeschalteten Designer-Tools auch neu und zeitgemäss gestalten lässt. Ebenso ist ein Datenaustausch zwischen Legacy-Host und neuen Cloud-Systemen automatisiert möglich, wobei Gateways den Hostzugriff absichern und managen. Technisch ist es heutzutage kein Problem mehr, auch mehrere Benutzerverzeichnisse auf unterschiedlichen Rechnerplattformen zu integrieren. Das macht den Host-Zugriff automatisch sicherer, weil auch das Management der Berechtigungen einfacher und besser wird – nicht nur bei der Bereitstellung von Benutzerrechten, sondern auch beim De-Provisioning.

    Modernisierung ist kein Selbstzweck
    Klar ist also: Modernisierung ist keine Einmalaktion, sondern eine Daueraufgabe – allerdings auch kein Selbstzweck. Selbst wenn der Begriff es nahe legt: Anders als in Bereichen, die der «Mode» unterworfen sind, erfolgt sie ja nicht wegen «schönerer» Bedienoberflächen. Oder nur, weil es alle machen und der IT-Leiter nicht unmodern sein möchte. Damit er sich keine «Dauerbaustelle» und unnötige Folgekosten einhandelt, sollte der IT-Chef in jedem Fall darauf achten, dass bei der Modernisierung im Baukastensystem gearbeitet wird und die entstehenden Module immer wieder verwendet werden können. Möglichst sollten die bewährten Altsysteme auch in neue Anwendungen eingebettet werden können, die zugekauft oder selbst entwickelt werden. Idealerweise werden dazu einzelne Prozesse aus der Legacy-Anwendung herausgelöst, zu wiederverwendbaren Modulen gemacht und dann als Webservice zur Verfügung gestellt. Weil sie wiederverwendbar sind, können diese Module dann auch später an anderer Stelle genutzt werden. Sie sind aber nur dann wirklich wiederverwendbar, wenn die relevanten Standards eingehalten werden. Und wenn sie ausserdem relativ klein sind, wie z. B. eine Adressabfrage.

    Massgeschneidert und gereift
    Ein zweiter Aspekt ist ebenso wichtig: Die neuen Anwendungen, aber auch mobile User sollten einen direkten Zugang auf Altsysteme erhalten, ohne dass diese irgendwie verändert werden müssten. Das schützt die bisherigen Investitionen in die IT und senkt das Projektrisiko enorm; die Altsysteme wurden ja wie skizziert im Laufe der Jahre «massgeschneidert» für die Prozesse und sind gereift in der Form, dass die meisten Fehler entfernt wurden. Dagegen ist immer wieder von ehrgeizigen ERP- oder CRM-Projekten zu hören, die entweder ganz scheitern oder aber verspätet, unvollkommen und kostspieliger als gedacht ihre Resultate liefern. Bevor ein IT-Chef sich an die Modernisierung seiner IT-Infrastruktur macht, sollte er sich zuallererst über die Möglichkeiten informieren, die für ihn praktikabel sind. Es gibt viele Modernisierungsoptionen rund um aktuelle Schlagworte wie mobile Endgeräte, Cloud Computing, Business Analytics, E-Commerce oder Social Business. Welche Option im Einzelfall wirklich sinnvoll ist und auch wirtschaftlich trägt, wird letztlich nur durch eine sehr individuelle Betrachtung deutlich. Für eine risikoarme und wirtschaftliche Modernisierung ist das Know-how entscheidend. Deshalb macht es Sinn, von Beginn an erfahrene Systemhäuser oder Berater in solche Projekte einzubeziehen, die sowohl im Legacy-Bereich als auch bei den neuen Technologien Erfahrung mitbringen. Im zweiten Schritt geht es für den IT-Chef darum, auch im eigenen Unternehmen das neue Know-how in Form von Trainings und Schulungen aufzubauen – sowohl in der IT-Abteilung als auch bei den Anwendern.

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